;
Strona główna » Rozliczanie czasu pracy kierowców – komu to potrzebne?
od Zespół ITD-PIP

Ewidencja czasu pracy kierowców. Nieodłączny element każdej firmy transportowej oraz wszystkich podmiotów, które posiadają transport ciężki na potrzeby własne. Zajmujesz się rozliczaniem kierowców? Czas pracy kierowców w unii europejskiej nie jest Ci obcy? A może dopiero rozpoczynasz swoją przygodę? Zobacz o czym powinieneś pamiętać niezależnie od tego czy jesteś osobą początkującą czy zaawansowaną w tej dziedzinie.

Najbardziej podstawowym elementem rozliczania czasu pracy i wynagrodzeń kierowców jest Ewidencja czasu pracy kierowcy. Jest to dokument zawierający informacje o pracy kierowców (lub kierowcy-zleceniobiorcy) z podziałem na dni oraz typ aktywności (jazda, inna praca, dyspozycje, przerwy i odpoczynki). Taka podstawowa definicja pozwala nazwać ewidencją czasu pracy praktycznie dowolny dokument, rejestr, plik cyfrowy czy nawet zestaw wykresówek z tachografu analogowego. Niestety taka ewidencja to jest dopiero początek nieco dłuższej drogi, której celem jest prawidłowe rozliczenie należnego wynagrodzenia za czas pracy kierowcy.

Dla kogo „rozliczanie czasu pracy kierowców” jest ważne?

Zgodnie z aktualnymi wymogami zarówno kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, jak i kierowcy współpracujący na podstawie umowy zlecenia, mają gwarantowane minimalne składniki wynagrodzenia wynikające z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu oraz Kodeksu Pracy. Obliczanie tych składników rozpoczyna się od szczegółowej analizy czasu pracy kierowców zatrudnionych w przedsiębiorstwie i systematycznym tworzeniu rozliczenia zgodnego z wymogami kadr oraz działu księgowości.

Rozliczanie kierowców wg. umowy cywilno-prawnej

Dla umów cywilnoprawnych określona została minimalna stawka godzinowa. W 2021 roku jest to kwota 18,30 zł brutto za godzinę. – Umowa zlecenie, o dzieło, czy działalność gospodarcza nie określa innych obowiązkowych dodatków, np. z tytułu pracy w porze nocnej czy pracy w dni wolne. Nadal jest to dość elastyczna forma współpracy. Należy jednak pamiętać, że liczba godzin pracy zarejestrowana na tachografie (karcie cyfrowej lub wykresówce, ewentualnie innym rejestrze pracy) musi być przemnożona przez wartość 18,30 zł brutto i dopiero taka kwota ma zostać odpowiednio oskładkowana – tłumaczy Mariusz Hendzel, doradca firm transportowych. Uprawnieni inspektorzy PIP weryfikują zapisy z tachografów z Ewidencją Czasu Pracy Kierowcy i kwotami wypłaconymi z tytułu wypłat. 

Czas pracy kierowcy na etacie?

Nieco inaczej jest z kierowcami zatrudnionymi na umowę o pracę u pracodawcy. Tutaj oprócz stawki minimalnej za normalną pracę są jeszcze inne gwarantowane dodatki. Takimi składnikami są m.in.: wynagrodzenie za pracę ponad obowiązujące pracownika normy pracy (tzw. nadgodziny), dodatki za pracę w niedzielę i święta, wynagrodzenie za dyspozycję, przymusowe przerwy i przestoje wynikające z karty kierowcy i tachografu. Ten bardziej rozbudowany zestaw składników wynagrodzeń jest również wyliczany na podstawie wspomnianej wcześniej ewidencji czas pracy kierowców. Są metody, aby uniknąć obowiązku tworzenia formalnie takiego dokumentu, ale wymaga to wówczas nadpłacania składników zmiennych, dlatego o wiele bardziej opłacalnym jest rzeczywiste tworzenie ewidencji czasu pracy, jako zestawienia będącego podstawą do wyliczenia wszystkich składników wypłat. Oczywiście analiza czasu pracy i ograniczenia nadwyżek pracy ma na celu zapewnienia bezpieczeństwa.

 

 

Usługi rozliczania kierowców transportu drogowego: jak przygotowujemy dokumenty?

Jak zatem przygotować ten kluczowy dokument, aby pozwolił on następnie łatwo wyliczyć należne składniki dla kierowcy? Rozliczanie kierowców można zlecić. Oferta rozliczenia Ewidencja czasu pracy dla firm transportowych podzielona jest na moduły związane z typem zatrudnienia. Samo rozliczenie w tabeli czasu pracy podzielone jest na osobne doby. To właśnie doba jest podstawowym wycinkiem ewidencji, w którym następuje zliczanie składników płacowych na podstawie danych z kart kierowców.

Ustawa o czasie pracy kierowców – art. 8:

„1. Dla celów rozliczania czasu pracy i ustalania uprawnienia do wynagradzania za pracę w godzinach nadliczbowych, przez dobę należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której kierowca rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.”

Przykład rozliczeń w dobie (zrzut analizy z programu SuperTacho):

Rys. 1:

rozliczenia dla pip

Jak łatwo zauważyć, rozpoczęcie pracy o godzinie 6:00 powoduje, że doba (i czas pracy kierowcy w niej zawarty) są rozliczane razem do godz. 6:00 następnego dnia. Rozliczanie w taki sposób pracowników czasami rodzi pytania: a co w przypadku gdy rozliczenie kolejnej doby zacznie się wcześniej? Rozliczenie zawsze wykazuje się w czasie sztywnych 24 godzin. W powyższym przykładzie suma jazdy (7h:36m) i innej pracy (4h08m) daje razem 11h:44m rzeczywistej pracy.

Oprócz jazdy i pracy mamy widoczne dwie przerwy po 45 minut, czyli razem 1h:30m. Ten okres jest pomniejszany o przerwę 15 minut (tzw. śniadaniową) udzielaną, jeśli wymiar pracy przekraczał 6 godzin. Te 15 minut zalicza się do czasu pracy – kontynuuje ekspert. Zatem w powyższym przykładzie ostatecznie jest:

– praca:  11h:44m + 0:15 = 11h:59m

– przerwy w pracy:  1h:30m – 0:15 = 1h:15m 

(przerwy zalicza się do dyżuru płatnego minimum 50% stawki)

Tak zostanie to zapisane w ewidencji czasu pracy dla tego dnia.

Godziny nadliczbowe a rozliczenie czasu pracy?

Kolejnym krokiem rozliczania ewidencji jest sprawdzenie uprawnienia pracownika do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Wymiar normalnej pracy wynika z przyjętego dla pracownika systemu zatrudnienia (podstawowy, równoważny, zadaniowy) oraz ustalonego wymiaru dla danego dnia. Zatem przyjmując, że w powyższym przykładzie kierowca miał pracować normalnie przez 8 godzin (system podstawowy) a przepracował faktycznie 11h:59m, to należy mu się wynagrodzenie za 3h:59m nadliczbowych.

Równoważny system czasu pracy

Gdyby jednak zastosować system równoważny, z możliwością wydłużenia wymiaru normalnej pracy do 12 godzin, wówczas w powyższym przykładzie cała praca 11:59, będzie normalnym czasem pracy i nie będą przysługiwać dodatki za nadgodziny.

Synchronizacja doby wg. pierwszego zdarzenia

Bardzo istotne jest też rozróżnienie okresu jazdy dziennej liczonego od zakończenia jednego odpoczynku do rozpoczęcia kolejnego długiego odpoczynku (RYS 2) od doby 24-godzinnej, w której to następuje rozliczanie czasu pracy kierowców (RYS 1). 

Kolejna doba rozpoczyna się po zakończeniu poprzedniej (24h). Nie ma podstawy prawnej pozwalającej skracać doby i rozpoczynać liczenie nowej doby przed zakończeniem poprzedniej. Sam fakt, że kierowca po prawidłowym odpoczynku może rozpocząć kolejny okres jazdy zgodnie z przepisami WE 561/2006, nie zmienia definicji, że zliczanie czasu pracy do ewidencji należy kontynuować do końca doby, czyli okresu 24h. Doba nie kończy się po odpoczynku, tylko po 24 godzinach. Tak rozliczony czas pracy się nie zmieni nawet jeśli zastosujemy dopuszczalny dla kierowców indywidualny rozkład czasu pracy. Definicja doby jest stała i określona w Ustawie o czasie pracy kierowców (trwa 24 godziny) i dotyczy stricte transportu drogowego.

Rys. 2. Okres prowadzenia pojazdu jazdy dziennej wg Rozporządzenia Unii Europejskiej WE 561/2006 (przykład z tachografu cyfrowego):

Podsumowanie ewidencji dla pracowników

Po odpowiednim zliczeniu czasu pracy w dobach, ustaleniu liczby nadgodzin, dyżurów i dodatków za pracę w porze nocnej poszczególne sumy należy przemnożyć przez odpowiednie wartości stawek i dodatków i tak odpowiednie kwoty przekazać kierowcy w formie wynagrodzenia (i do dokumentów kadrowych). – Jak widać, sam proces rozliczania ewidencji wymaga pewnego zakresu wiedzy i doświadczenia. Uwzględniając dodatkowo koszty podróży służbowych firma może wybrać dwie drogi: rozliczać samodzielnie za pomocą dedykowanego oprogramowania (np. SuperTacho), lub zdecydować się na wykupienie usługi rozliczania w Kancelarii. Każda z tych dróg ma swoje zalety i pewne trudności. Jednak bez względu na to, która opcja zwycięży, warto pogłębiać swoją wiedzę nt. rozliczania. Zapraszamy do kontaktu.

Strona używa informacji osobistych aby lepiej dopasować treści do Twoich oczekiwań. Zakładamy, że rozumiesz sens takiego działania, ale oczywiście możesz się nie zgodzić. Zgoda Czytaj więcej...

Polityka prywatności
;