Ja tego k#^%a nie rozumiem…

Zauważyliśmy, że ciągle zmieniające się dokumenty i raporty rozliczeniowe są bardzo nieczytelne. Nie raz słyszymy w słuchawce „to nie moja działka” czy „program tak liczy”. Czy na pewno tak musi być? Niekoniecznie, wystarczy zapytać, co twórca miał na myśli. Tylko i aż tyle…

Jak rozliczyć płace kierowców w programie kadrowym?

Programy kadrowe, jak każde inne, mają wiele ustawień. Trudno się w nich połapać. Niektóre posiadają funkcje, które pomniejszają odpowiednio wartości podstawy do ZUS’u czy PIT’u. Inne pozwoliły wprowadzić własne składniki, które odpowiednio ustawione będą spełniały tą samą funkcję. Wspólnie z działem kadr projektujemy sposób wprowadzania kwot do programu, tak aby zaoszczędzić jak najwięcej czasu pracy. Który z tych sposobów wybrać i jaki będzie najlepszy?

Jak ustawić program kadrowo-płacowy?

Każdy przetestowany przez nas program kadrowy liczy wynagrodzenie kierowcy. To co je łączy to dobrze skonfigurowane składniki płacowe i gotowe kwoty do przepisania w odpowiednią komórkę. Znając Optimę, Gratyfikanta, R2 Płatnika czy Enovę wiemy, ile czasu zajmuje modyfikacja ustawień. Dzięki temu w krótkim czasie projektujemy wspólnie z działem kadr ścieżkę tworzenia listy płac dla kierowcy.

Potrzebujesz więcej wiedzy?

Zmieniające się przepisy i nowe nazewnictwo w branży transportowej wprowadzają chaos w komunikacji między kadrami a pozostałą częścią firmy. Z jakiego zakresu uzupełnić wiedzę, aby się dogadać?

  • Ulga PIT, ulga ZUS, nieopodatkowana i niozusowana nagroda
  • Rozliczenie diet wirtualnych na przełomie miesiąca
  • Zatrudnianie, warunki umowy czy rozstanie z kierowcą
  • Urlopy, chorobowe, pomniejszanie ryczałtów o nieobecności
  • … i wiele innych tematów

Potrzebujesz uporządkować wiedzę?

Odbierz bezpłatne nagranie szkolenia z najważniejszych zasad rozliczania wynagrodzeń kierowców wg Pakietu Mobilności.

Ze szkolenia dowiesz się m.in. o podstawie do urlopu i chorobowego, o nagrodach, o dopasowaniu brutto do przelewu netto i wiele innych…

Jak o nas mówią?

„Kancelaria Transportowa ITD-PIP do tej pory kilkukrotnie przeprowadzała dla Lubuskiego Oddziału Krajowej lzby Doradców Podatkowych szkolenia z zakresu naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pracy kierowców zatrudnionych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Szkolenia te kierowane były do doradców podatkowych oraz pracowników ich kancelarii. Poziom merytoryczny jak również wiedza i umiejętności jej przekazania przez specjalistę prowadzącego szkolenia zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Sprawne i rzetelne przeprowadzenie szkoleń oraz dobra współpraca pozwala polecić Kancelarię Transportową ITD-PIP jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę usług szkoleniowych. Z przyjemnością polecamy Kancelarię Transportową ITD-PIP jako godnego zaufania partnera w zakresie usług szkoleniowych dla branży transportowej.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Mariola Chełmińska
Przewodnicząca Zarządu Lubuskiego Oddziału KIDP

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret

Czegoś
brakuje?

Skonsultuj z naszym ekspertem temat, którego nie możesz rozwiązać. Upewnij się w swoich przemyśleniach – sprawdź nas!

O co inne księgowe i kadrowe często pytają…

  • Odbiorcą zestawień i rozliczeń ewidencji czasu pracy są kadry i płace, zatem kluczowe będzie czytelne wskazanie na dokumentach elementów, które łatwo można wprowadzić dalej do programu płacowego, czyli do listy płac. Na ewidencji tworzonej przez programy do rozliczania kierowców znajdziemy typowe składniki pracownicze (zasadnicza, nadgodziny, nocne, dodatki niedzielne), ale są też takie nietypowe elementy jak: dyżur 50%, dyżur 100% oraz dopłaty do płac zagranicznych. Te wszystkie elementy można dodać jako standardowy składnik listy płac, wliczany do ZUS, podstawy PIT, chorobowego itd. W przypadku, gdy dodatkowo podana jest wartość diety wirtualnej, wówczas trzeba zastosować obniżenie podstawy ZUS i PIT. Stosuje się do tego osobne składniki, aby wskazać wartość nieopodatkowaną i nieozusowaną, podobnie jak ma to miejsce dla składnika, np. pranie odzieży. Analizując ewidencję czasu pracy kierowcy warto dopytać autora takich dokumentów, jak ustawić te składniki w programie płacowym. Powinni to dokładnie wyjaśnić.

  • Nie. Szczegółowa tabela z dniami i składnikami godzinowymi jest generowana na podstawie tachografów lub pracy kierowcy z GPS. Próba odwzorowania tego w standardowym programie płacowym jest w większości przypadków niemożliwa. Do programu kadrowo-płacowego wprowadzamy nieobecności (urlop, chorobowe) oraz dalej do obliczenia płac wyliczenia kwot z ewidencji dla kierowców. Obliczanie wynagrodzeń i składek ZUS oraz zaliczek na podatek realizuje się już jak dla każdego innego pracownika.

  • Art. 21b Ustawy o czasie pracy kierowców. Nazwa konkretnego składnika jest kwestią techniczną. Co do zasady wszystkie składniki wynagrodzenia (zasadnicze, nadgodziny, nagrody, premie, itp.) są normalnie oskładkowane. Ale uwzględniając powyższy art. z ustawy musimy w jakiś sposób obniżyć podstawę ZUS i PIT, dlatego stosuje się taki podział kwoty łącznej wynagrodzenia na 3 poziomy, które ułatwiają zastosowanie tej ulgi na ZUS i PIT w dowolnym programie płacowym. Zaletą tego typu nagród jest to, że nie wchodzą one do podstawy nadgodzin oraz mogą być wyłączone z podstawy urlopowej oraz częściowo z podstawy chorobowego. Takie parametry ustala się już indywidualnie i odpowiednio zapisuje w dokumentach pracowniczych.

  • Tak, aby ułatwiał pracę a nie ją utrudniał. Zasada obniżania ZUS polega na zmniejszeniu podstawy oskładkowania, gdy jest ona wyższa niż przeciętne wynagrodzenie. Dlatego dla wynagrodzeń poniżej 5922 zł obniżanie ZUS nie ma zastosowania i nie trzeba nic ustawiać w programach. Dopiero, gdy ogólna kwota brutto przekracza 5922 zł wtedy sprawdzamy wartość diety zagranicznej i wykorzystujemy ją do obniżenia podstawy ZUS. Niektóre programy posiadają specjalną opcję do wprowadzenia wysokości diety i same odpowiednio modyfikują obliczenia, ale w większości trzeba wykorzystać podział wynagrodzenia na takie składniki, które w efekcie odpowiednio poskładają się na część oZUSowaną i opodatkowaną, część tylko opodatkowaną (już bez ZUS) oraz część całkowicie wolną od ZUS i PIT. My stosujemy bardzo intuicyjny podział na nagrody, bo ich wysokość można dowolnie dopasowywać i dzięki temu każdy program kadrowo-płacowy może prawidłowo obliczyć wynagrodzenia kierowców w transporcie międzynarodowym.

  • Stałe, określone w dokumentach (umowie, przepisach). Do chorobowego wchodzi wszystko co jest podane do ZUS, czyli składniki oZUSowane (również nagrody, które są oskładkowane). W przypadku wynagrodzenia urlopowego, zalicza się składniki będące normalnym, należny wynagrodzeniem, np. zasadnicze, nadgodziny, praca w nocy, premie, dopłaty do płac zagranicznych. Nie wchodzą do podstawy urlopowej nagrody uznaniowe, dlatego że ich wysokość oraz sam fakt wypłaty nie jest gwarantowany. Fakt, że jakaś nagroda pojawia się co miesiąc, nie oznacza, że zawsze się będzie pojawiała oraz że jej wysokość wynika z jakiejś zasady. Diabeł tkwi w szczegółach – nagroda nie jest w żaden sposób określona zasadami naliczania, ma charakter nieroszczeniowy – pracownik z definicji się jej nie spodziewa. Dlatego w przeciwieństwie do PREMII, nagroda nie wchodzi do wynagrodzenia urlopowego oraz do podstawy nadgodzin.

  • Jako elementy techniczne listy płac pozwalające w każdym programie płacowym rozliczyć prawidłowo Pakiet Mobilności. Można próbować jakąś metodą obniżyć podstawę ZUS z zasadniczego wynagrodzenia i nadgodzin – bo nie chodzi o nazwę składnika tylko o podstawę od całego wynagrodzenia (sumy wszystkich składników). Ale skoro na liście płac można stworzyć różne elementy, to odpowiedni podział kwot na te składniki i ich konfiguracja (nagroda A – wchodzi do ZUS i PIT, nagroda B – wchodzi tylko do PIT, nagroda C – wlicza się tylko do ZUS (gdy podstawa PIT jest niższa niż 5922), nagroda D – zwolniona z ZUS i PIT) pozwala wpisać obliczone przez program SuperTacho kwoty i dalsze rozliczanie płac wygląda jak dla zwykłych pracowników.

  • Obliczając jak najwyższą wartość diet zagranicznych, które potem są odliczane od podstawy ZUS i PIT. Metod na obliczanie diet jest wiele i pomimo, że wszystkie są zgodne z prawem, to mogą dawać bardzo różne wyniki. Programy komputerowe obliczające delegacje wirtualne mają kilkadziesiąt ustawień i dobrze jest zawsze ustalić z osobą rozliczającą – jak ustawić program, aby obliczał jak najwyższe wartości na trasach danej firmy, żeby ulgi na ZUS były jak najwyższe. Nie ma cudownych szablonów ustawień – każdą firmę dopasować należy indywidualnie, bo to co działa na danej trasie, wcale nie musi być optymalne dla tras ułożonych nieco inaczej. Wiedza na ten temat jest warta czasami kilkanaście tysięcy złotych oszczędności w każdym miesiącu (realne dane na podstawie analizy średniej firmy transportowej).

  • Nie. Sugestia wynika z niewiedzy dotyczącej zasad obniżania ZUS dla kierowców międzynarodowych. Biura rachunkowe z braku doświadczenia sugerują czasami taki poziom na umowie, bo ułatwia to traktowanie kierowcy jak zwykłego pracownika, ale jeśli kierowca normalnie zarabia np. 4900 zł, to ZUS płaci się od 4900 zł, a na umowie jako stawkę może mieć dowolną kwotę, np. 3010 zł (wg stawki minimalnej), albo i mniej, jeśli zachowamy wymogi uzupełnienia wynagrodzenia minimalnego dyżurem lub innymi składnikami. Odpowiednio użyte zestawy składników na umowie dopasowują zasady rozliczania do specyfiki tras i załatwiają oprócz oczekiwanych dniówek „na rękę” również kontrole zagranicznych płac. Każda firma może mieć inne zasady i nie ma w tym nic złego. Podczas kontroli PIP czy zagranicy – szablonowe zasady wskazują, że trzeba sprawdzić, czy wszystko na pewno jest dobrze dopasowane i obliczone, skoro sama umowa tego nie wskazuje.