Brak kasy? Problemy w firmie?

Właściciel firmy zawsze ma na głowie tysiące problemów. Ciągła walka o płatności, obawa przed wypowiedzeniami od kierowców, szukanie funduszy na podwyżki, ogłoszenia o pracę, rosnące koszty ZUS, likwidacja diet zagranicznych. Przy takim natłoku wyzwań bardzo często brakuje już czasu na naukę lub szukanie sprawdzonych rozwiązań. Przedsiębiorcy często po prostu wybierają najłatwiejsze rozwiązania z Internetu – niekoniecznie skuteczne, ale po prostu innych nie znają.

Zatrudnianie kierowców, wypowiedzenia

Odkąd dobrzy kierowcy są na wagę złota, zauważamy zdecydowanie wzrost świadomości, że w ogłoszeniach o pracę należy wpisać konkrety. Wpisując bezwartościowe ogólniki w stylu „atrakcyjne wynagrodzenie” lub „wypłata w terminie” firma nie przyciągnie nikogo do pracy. Po głębszej analizie zawsze udaje się wypracować takie treści, aby kierowcy sami chcieli przynajmniej porozmawiać o współpracy. Dopasowanie oczekiwań i najzwyklejszy szacunek do kierowcy znaczą w dzisiejszym świecie więcej niż abstrakcyjna stawka za km.

Czy listy płac są na pewno dobrze liczone?

Pomiędzy umówioną dniówką dla kierowcy, a końcową listą płac i składkami ZUS jest sporo przestrzeni na pomyłki, niejasności i brak pewności czy wszystko jest ok. W 2022 roku mieliśmy do czynienia z dużym zamieszaniem i nie wszystkie biura rachunkowe zdążyły dopasować się do obniżeń ZUS i diet wirtualnych. Oddelegowanie kierowców nie jest najłatwiejszym tematem w podatkach – stąd częsta potrzeba weryfikacji i potwierdzenia, że można spać spokojnie.

Brak wiedzy w  firmach zewnętrznych

Nie tylko właściciele firm transportowych mają problem z uzyskaniem wiedzy o rozliczaniu Pakietu Mobilności. Księgowe i kadrowe też nie mają gdzie zdobyć praktycznej wiedzy nt. rozliczania płac kierowców. To powoduje, że radzą sobie jak mogą, czyli upraszczają listy płac, nie stosują możliwych ulg, bo po prostu nie wiedzą jak. Dlatego podświadomie właściciele firm szukają potwierdzenia, że ich rozliczenia nie powodują nadmiernych kosztów ZUS.

Opóźnienia w wypłatach kierowców

Brak wiedzy i nieznajomość metod szybkiego oszacowania kwot do przelewu powodują, że wszystkie etapy rozliczania wynagrodzeń trwają zdecydowanie zbyt długo. Robione w pośpiechu ostateczne listy płac obarczone są ryzykiem pomyłki. Warto pamiętać, że do 10-tego trzeba zrobić przelew, dokumenty można przygotować w późniejszym terminie.

Nieformalne wypłaty „z bankomatu”

Od pewnego czasu dostrzegliśmy wśród właścicieli małych firm, że powrócili do pomysłów płatności „pod stołem”. Wiemy, że brakuje na rynku wiedzy o innych sposobach – stąd niefortunne uproszczenia. Niestety ten model w rozliczeniu końcowym podatków wcale nie jest tak oszczędny jak to się wydaje. Pracownik obecnie ostatecznie płaci niższe podatki niż firma i właściciel (Polski Ład). Dobrze jest dokładnie sprawdzić swoje obliczenia, przede wszystkim w perspektywie podatku rocznego, bo tam niestety ukrywa się tykająca bomba podatkowa.

Uzyskaj odpowiedzi na swoje pytania

Slogan „jakoś to będzie” przestaje się sprawdzać? Dotychczasowe metody działania przestają przynosić zadowalające rezultaty? Zmiany rynkowe wymuszają nowe sposoby funkcjonowania, a nie wiesz jak je wdrożyć?

Jak o nas mówią?

„Kancelaria Transportowa ITD-PIP do tej pory kilkukrotnie przeprowadzała dla Lubuskiego Oddziału Krajowej lzby Doradców Podatkowych szkolenia z zakresu naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pracy kierowców zatrudnionych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Szkolenia te kierowane były do doradców podatkowych oraz pracowników ich kancelarii. Poziom merytoryczny jak również wiedza i umiejętności jej przekazania przez specjalistę prowadzącego szkolenia zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Sprawne i rzetelne przeprowadzenie szkoleń oraz dobra współpraca pozwala polecić Kancelarię Transportową ITD-PIP jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę usług szkoleniowych. Z przyjemnością polecamy Kancelarię Transportową ITD-PIP jako godnego zaufania partnera w zakresie usług szkoleniowych dla branży transportowej.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Mariola Chełmińska
Przewodnicząca Zarządu Lubuskiego Oddziału KIDP

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret

„Nasza firma współpracuje z firmą Kancelaria ITD-PIP od 2022 roku. Jednak w tym czasie weszło wiele zmian w związku z „Pakietem Mobilności” oraz „Polskim Ładem”, co było nie lada wyzwaniem, jeśli chodzi o dostosowanie oprogramowania do zmieniających się przepisów. Profesjonalizm, kompleksowe podejście do każdego z powierzonych zadań, sprawiły, że współpraca na każdym etapie była owocna a duże doświadczenie i wysokie kwalifikacje pracowników, pod których opieką znalazła się nasza firma przełożyły się na efekty, które całkowicie spełniły nasze oczekiwania. Szczególnie cenimy sobie duże zaangażowanie i wysokiej jakości obsługę. Nasza współpraca przebiega sprawnie, dlatego z całym przekonaniem rekomendujemy Państwa firmę jako specjalistę w swojej branży oraz rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Oleksandr Hrebeniukov
Prezes Zarządu PWP GROUP Sp. z o.o.

Czegoś
brakuje?

Skonsultuj z naszym ekspertem temat, którego nie możesz rozwiązać. Upewnij się w swoich przemyśleniach – sprawdź nas!

O co właściciele i osoby zarządzające często pytają…

  • Nie. Kwota minimalnego wynagrodzenia jest określona dla wszystkich pracowników i wynosi 3010 zł brutto. Kwota 5922 zł brutto jest podstawą do ZUS, gdy kierowca zarabia powyżej tej wartości i jednocześnie ma tzw. „diety wirtualne”, które obniżają te podstawę. Można taka kwotę wpisać na umowie, ale generalnie jest to parametr techniczny dla księgowości, a nie wymóg do umowy.

  • Najlepiej na wielu płaszczyznach. Koszty firmy transportowej to suma wielu elementów. Sporą część tych kosztów zajmują wynagrodzenia kierowców i obciążenia fiskalne i ZUSowskie, stąd bardzo często zapytania o metody obniżania składek. Stąd również najbardziej prymitywny pomysł na płacenie „pod stołem” – wtedy nie płaci się od tego ZUSu i podatku, co oczywiście nie jest prawdą. Dochodzi też stres wynikający z możliwości roszczeń i szantażu ze strony pomysłowych pracowników, którzy potrafią takie sytuacje wykorzystać. Zatem, aby dobrze zarządzać kosztami, trzeba ustalić priorytety oraz spróbować zamiast pieniędzy oferować inne wartości, których oczekują klienci, rynek, pracownicy – aby z jednej strony zwiększyć przychody (dostarczać usługę droższą, ale terminowo, z dodatkowymi opcjami, za które kontrahent chętnie zapłaci więcej) a z drugiej strony oferować wartości pracownikom, które nie kosztują a spowodują, że same wynagrodzenia mogą być na niższym poziomie. W dzisiejszych czasach nie wszystko jest przeliczane na pieniądze – warto zapytać czego oczekują kierowcy, kontrahenci, partnerzy. Czasem koszt 500 zł za szybszy powrót busem dla kierowców powoduje, że jest mniej dniówek do wypłaty dla 5-7 kierowców i finalnie jest taniej, a kierowcy są bardziej zadowoleni, bo mogli być w domu na weekend.

  • Dopasowane do oczekiwań kierowcy oraz specyfiki firmy. Dobrze jest stosować składniki motywacyjne, upraszczać rozliczenia stosując np. ryczałty. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby obliczać dokładnie wynagrodzenia na bieżąco (typowy czas rozliczania kierowcy to 2-3 dni, ale jak trzeba to da się to zrobić nawet w 15-20 minut). Stosowane zapisy mają wpływ na odczucia kierowców i tendencje do szukania innej pracy, brak chętnych na ogłoszeniach o pracę. Warto wyróżniać się jako pracodawca, również poprzez czytelne i ciekawe warunki współpracy z kierowcami.

  • Badać nastroje i reagować na trendy na rynku pracy kierowców. Aktualnie zauważamy oczekiwania do pracy w trybie 2/1 lub 2/2, tak aby czas pracy w trasie nie przekraczał 14 dni. Kierowcy mają różne oczekiwania i nie zawsze są to tylko oczekiwania finansowe. Częściej brakuje szacunku ze strony spedytorów i właścicieli, możliwości wykorzystania urlopu lub prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, aby w razie choroby kierowca i jego rodzina nie musieli czekać w kolejkach do lekarza publicznego. Nie są to straszne wymagania, a wyróżniają takiego pracodawcę na rynku transportowym.

  • Unikać frazesów, które nic nie oznaczają, np. atrakcyjne wynagrodzenie, wypłata w terminie. Wskazać wartości, jakie są faktycznie poszukiwane przez kierowców, np. proste zasady wynagradzania 350 zł dniówki, prywatne leczenie dla kierowcy i jego rodziny, gwarantowany plan urlopowy w każdym roku, itp.

  • Elementy nieoskładkowane i nieopodatkowane wynikają z ulgi z wyjazdów zagranicznych. Każdy kierowca, który realizuje trasy zagraniczne (bilateralne oraz delegowanie) ma obniżaną podstawę ZUS o wartość diet wirtualnych. Sama nazwa składnika „nieoZUSowanego” jest technicznym elementem w kadrach lub firmie rozliczającej. Aby schemat był czytelny stosujemy np. nagrody AB(C)D, ale można też realizować to poprzez ręczną korektę ZUS w programie płacowym. Skróty myślowe, że „nagrody są zawsze oZUSowane” wynikają z niezrozumienia mechanizmu korekty ZUS o wartość takiej nagrody. Stosujemy takie składniki nagminnie i potrafimy wytłumaczyć księgowej jak je wykorzystać.

  • Różnie. Jest kilka metod. Największym problemem jest jednak nieodpasowanie programów płacowych do obsługi ulg ZUS dla kierowców. Dlatego warto zainteresować się swoim biurem rachunkowym i pomóc im w ustaleniu jakie dokumenty są dla nich czytelne i dobre do dalszego przetwarzania, bo często zauważamy, że ograniczenia techniczne powodują zaokrąglanie ZUS w górę i niepotrzebne zwiększanie obciążeń ZUS i PIT.

  • Takie, które prawidłowo odzwierciedlają wynagrodzenia i należne jego elementy. Najczęściej można znaleźć: wynagrodzenie zasadnicze, nadgodziny, praca w nocy, dyżury, wynagrodzenie urlopowe, chorobowe. Dla kierowców w związku z wyrównywaniem Pakietu Mobilności pojawiają się, np. wyrównania UE, premie, dopłaty, nagrody. Warto pamiętać, że o ile sam składnik jest wynagrodzeniem i załatwia sprawę np. dopłaty do płac zagranicznych przy delegowaniu, ale premia lub dopłaty dodatkowo powyższa stawkę godzinową do nadliczbowych a np. nagroda nie. Dlatego warto spojrzeć na składniki listy płac wielowątkowo – jaki mają wpływ np. na wynagrodzenie urlopowe, podstawę chorobowego, stawkę do nadgodzin.

  • Stosuje się różne metody wynagradzania. Najpopularniejsze to tzw. „dniówka netto”. Kierowca ma dokładnie wiedzę, ile zarobi „na rękę” pracując np. 22 dni w miesiącu. Cała reszta operacji rozliczania jest już dopasowywaniem dokumentów brutto i składników listy płac uwzględniając optymalizacje stawek za godziny nadliczbowe i urlopy. Można również określić tylko stawkę zasadniczą brutto 3010 zł, albo mniej i odpowiednio zbudować kwoty zryczałtowane. Zyskujemy wówczas czas na rozliczenie ewidencji, bo wypłata jest stała do 10-tego (zryczałtowana), a potem dopiero przy kolejnej wypłacie wyrównujemy składniki, gdy już mamy pełne odczyty i kompletne rozliczenie.

  • To zależy. Oprócz realnych kosztów i zysków finansowych warto wziąć pod uwagę zagrożenia prawne oraz ryzyko szantażu ze strony kierowców. Nieformalne układy z pracownikiem w dłuższej perspektywie powodują więcej stresu i problemów niż zyski finansowe z tym związane. Tym bardziej, że realne oszczędności po uwzględnieniu podatków od wyższego dochodu przedsiębiorcy to kilka procent. Nie są to spektakularne oszczędności. Gwarancja oficjalnych wypłat na konto jest też wartością bardzo istotną podczas rekrutacji kierowców. Dlatego wybór metody wypłacania warto analizować wielopłaszczyznowo.

  • Z Internetu lub szkoleń stacjonarnych. To jest nowa sytuacja w procesach płacowych. Nie ma „doświadczonych” kadrowych, które robią to od lat, bo przepisy weszły w życie w lutym 2022. Dlatego spotykamy wiele prowizorycznych metod radzenia sobie z tymi obowiązkami obniżenia ZUS i zaliczek na podatek, a świadomość buduje się dopiero na konkretnych przykładach w trakcie rozliczeń. Księgowe i kadrowe czują się odpowiedzialne za dokumenty, jakie przygotowują i większość stara się jak może, ale z braku dostępnej wiedzy czasem te dobre chęci to za mało. Stąd warto zapytać w swoim biurze rachunkowym, czy nie potrzebują pomocy w wyjaśnieniu specyfiki transportowej i gotowych rozważań, jak maksymalnie obniżyć ZUS uwzględniając różne metody obliczania diet wirtualnych.

  • Premie, nagrody – to takie tradycyjne elementy. Niestety często stosowane zamiennie, a przecież są to składniki wynagrodzenia o bardzo różnym wpływie na wysokość innych świadczeń (podstawa nadgodzin, podstawa urlopu, chorobowe). Dodatkowo nowoczesny pracodawca motywuje pracowników takimi wartościami na jakich realnie mu zależy. Dlatego zamiast nazywać coś premią, która podwyższa obciążenia nadgodzinowe, lepiej jest działać dwutorowo – maksymalizować diety wirtualne aby obniżyć ZUS, wprowadzić pojęcie nagród uznaniowych i mieć swobodę w ustalaniu wysokości wynagrodzenia dodatkowego oraz dodać gratyfikacje w postaci powrotów do bazy, ubezpieczenia medycznego dla kierowcy i jego bliskich – dojrzeć człowieka w pracowniku i potraktować go partnersko.