Artykuły

Rozliczanie kierowców to proces. Zrób to sam lub zlecaj – ale najpierw zobacz o co chodzi!

Jeśli zrozumiesz o co chodzi – SAM zdecydujesz, którą ścieżkę wybrać. [WIDEO]

Nowy trend na rynku transportowym – indywidualizacja procesów wewnętrznych.

Enigmatyczny nagłówek, ale oddaje uniwersalnie to co się dzieje na wielu płaszczyznach w branży TSL. Pojazdy elektryczne, napęd wodorowy, łańcuchy dostaw, digitalizacja, itd…

Można się zgubić… to nie dla mnie, mam ważniejsze sprawy.

Dla właścicieli wielu małych i średnich firm transportowych, których jest najwięcej na rynku, te hasła są zbyt górnolotne i nie mieszczą się w kręgu zainteresowań wśród tematów dnia codziennego.

Aktualnie mamy okres dopasowywania zasad wynagradzania kierowców po rewolucyjnych zmianach z lutego 2022. Wielu właścicieli firm transportowych oraz zarządzających firmami produkcyjnymi z własnym transportem testuje i dokonuje symulacji różnych metod rozliczania wynagrodzeń – tak aby nie stracić kierowców oraz nie zbankrutować z powodu niekontrolowanego wzrostu kosztów.

Jakie metody wynagradzania funkcjonują na rynku?

Najlepiej byłoby napisać – „zgodne z przepisami obliczanie wynagrodzenia za rzeczywisty czas pracy”. I prawdopodobnie w sporej liczbie firm tak jest, ale pozory mylą.

Likwidacja diet zagranicznych dla kierowców zaburzyła mechanizmy naliczania świadczeń, które teraz wymagają innej konstrukcji. Trzeba wszystkie elementy wprowadzić na listy płac dla kierowców wykorzystując ulgi na ZUS i podatek dochodowy, a nie jest to w pełni zrozumiałe nawet dla osób zawodowo zajmujących się kadrami czy księgowością.

Obciążenia po stronie pracodawcy (ZUS i zaliczki na podatek) sa tym bardziej bolesne dla budżetu firmy gdy mechanizm płacowy dla kierowców jest skonstruowany o kwoty NETTO (dniówki, % od frachtu,  za kółko  lub stałą pensja za miesiąc), np.: w przypadku ustalenia wynagrodzenia za dzień w wysokości 350 zł na rękę, wszelkie ulgi kl. średniej, kwoty wolne od podatku, koszty uzyskania przychodu czy wartość składek ZUS jest ryzykiem finansowym firmy, nie pracownika!

Takie mechanizmy były OK, gdy istniały diety zagraniczne!

.. bo stała wypłata z umowy wypłaca była np. ostatniego dnia miesiąca a potem kolejny przelew dotyczący diet był realizowany w okolicy 20-stego dnia kolejnego miesiąca. To było możliwe, bo diety nie podlegały terminom wypłaty wynagrodzenia (czyli do 10-tego dnia miesiąca).

Po zmianach wszystkie wypłacane należności np. za kwiecień, MUSZĄ być w dyspozycji pracownika (na koncie lub w gotówce) najpóźniej 10-tego dnia maja. To wynika z Kodeksu Pracy i te daty nie są „negocjowalne”. Mechanizmy podatkowe, księgowe – pozwalają te należności rozliczyć podatkowo w odpowiednio późniejszych terminach, ale same należności dla kierowców MUSZĄ być wypłacone w odpowiednim terminie (czyli do 10-tego).

Dobrze zrozum o co chodzi – na czym polega różnica!

Listy płac a przelew, zaksięgowanie do kosztów uzyskania przychodu firmy, termin wysłania deklaracji ZUS i PIT, odliczenie ulgi na ZUS i podatek za diety (wirtualne) zagraniczne – to wszystko są różne zagadnienia związane z terminami wypłaty kierowców.

Najważniejszy jest PRZELEW!

.. czyli wypłać kierowcom kwoty netto, na które się umówiliście. Jest wielce prawdopodobne, że posiadasz jakiś własny, indywidualny sposób naliczania płac pieniędzy dla kierowców (dniówka, potrącenia za koszty prywatne, dodatki za weekendy, itp.). Zatem bez potrzeby wnikania w dokumentację, która tworzy się dłużej niż zwykle, załatw jeden problem od ręki. Skoro wiesz, ile mają kierowcy dostać „na rękę” – zrób przelew.

Kolejnym krokiem, będzie obliczenie składek ZUS i zaliczek na PIT uwzględniając specyfikę przewozów bilateralnych i/lub delegowania.

Odpowiednio przygotowane składniki umowy:

  • zasadnicze wynagrodzenie (odpowiednie aby wyrównać je dodatkiem za delegowanie)
  • stały składnik za dyżur (obejmujący dyżury 50% i 100%)
  • dodatek na oddelegowanie (dzięki temu nie trzeba obliczać od razu płac zagranicznych/sektorowych)
  • ryczałt za pracę nadliczbową (obejmuje nadgodziny 50% i 100%, pracę w dni wolne i dodatki średniotygodniowe)
  • ryczałt za pracę w porze nocnej.

Dzięki takiej konstrukcji w sposób stały można już odpowiednio uprościć wypłatę podstawowego wynagrodzenia. Odpowiednio ustalone wartości tych składników pokrywają przewidywaną liczbę godzin pracy zagranicznej (delegowanie) i nie ma potrzeby ich mozolnego naliczania, co się wiąże z tworzeniem czasochłonnych tabelek z ładunkami, granicami.

Przygotowujemy firmy transportowe do samodzielnego rozliczania wypłat kierowców!

W ramach bezpłatnych konsultacji diagnozujemy możliwość i czas potrzebny na wdrożenie pracowników firmy transportowej/produkcyjnej w świat rozliczania ewidencji kierowców.

Zależy nam na maksymalnie świadomej decyzji właścicieli i osób zarządzających – aby wybrali najlepszą ścieżkę dla swojej firmy. Np. przez 3 miesiące jako specjaliści dokonujemy symulacji, rozliczeń przygotowując firmę do samodzielności i gdy już pracownicy firmy są gotowi przejąć od nas mechanizmy, narzędzia i całe KNOW-HOW przygotowane dla nich – przekazujemy narzędzia i dokumenty oraz bazę danych kierowców z umowami i rozliczeniami pozostając w stałym kontakcie w ramach opieki eksperckiej i pomocy „na życzenie”.

NOWE CZASY – NOWE STANDARDY – strach ma wielkie oczy!

Największą obawą z jaką się spotykamy od kilku miesiecy jest strach przed porażką. Słyszymy – „..ale ja nie wiem, czy sobie poradzę sam(a)..”, „.. ale nie wiem czy mnie na to stać…”.

Odpowiadając – większość firm bez problemu podejmuje wyzwanie i radzi sobie z rozliczaniem samodzielnym – oszczędzając czas i pieniądze, bo rozliczanie samodzielne jest średnio o 50% tańsze od zlecania tego do firmy zewnętrznej. Narzędzia do rozliczania kierowców mają bardzo zróżnicowaną cenę – kompletne systemy w trybie opłat miesięcznych zaczynają się od 250 zł netto (miesięcznie) do ok 1500/1800 zł netto / miesięcznie dla firm zatrudniających ponad 200 kierowców.

Dlatego pomagamy podjąć wstępną decyzję, bez żadnych zobowiązań długoterminowych – przygotujmy firmę pod nadzorem, a potem wspólnie ustalimy czy firma wybiera ścieżkę SAMODZIELNOŚCI czy pozostania w pełnej obsłudze EKSPERTÓW  naszej firmy.

Jak o nas mówią?

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret