Artykuły

Nadgodziny w transporcie – jak je zrozumieć i rozliczać poprawnie?

W wielu zawodach nadgodziny są niemalże normą. W transporcie również. Ich występowanie zależy od wielu czynników: harmonogramów, wymiaru pracy czy też sytuacji losowych, na które nie mamy wpływu podczas planowania. Skąd się biorą, jak je rozliczać i czy lepiej ich unikać, czy może wręcz przeciwnie – generować jak najwięcej?

Kierowca, a pracownik biurowy – co ich łączy, a co dzieli w kwestii nadgodzin?

Odpowiedź jest nieco zawiła: wszystko i nic. Teoretycznie można zastosować analogię rozliczania czasu pracy pracowników stacjonarnych, ale przeliczanie kierowców w porównaniu do pracowników biurowych czy produkcyjnych, tylko do pewnego momentu jest zbieżne.

Podobieństw jest wiele

Zbieżne będzie pojęcie wykonywania czynności, czyli praca. Zbieżne są normy pracy, czyli zasady, kiedy każdy pracownik pracuje w ustalonej normie godzinowej. Zbieżne są zasady ustalania dni wolnych, rekompensaty za pracę w nadgodzinach, niedzielę czy święta. Zbieżne są również stawki i dodatki wynikające z pracy w porze nocnej. Podobieństw jest wiele i dlatego dla osób mających doświadczenie w liczeniu pracowników produkcyjnych, zrozumienie reguł rozliczania kierowców nie powinno być ogromnym wyzwaniem. Natomiast dla osób beż żadnej wiedzy, zrozumienie zawiłych zależności już tak. Trzeba poświęcić dużo czasu, aby dotrzeć do sedna problemu. Najlepszym krokiem jest zacząć od początku, czyli przyjrzyjmy się zasadom rozliczania, jakie stosowane są w przypadku pracowników spoza branży transportowej.

Czas pracy i doba

Każdego pracownika (administracyjnego, produkcyjnego) dotyczą zasady organizacji pracy, rozpoczynania pracy, wymaganych przerw i odpoczynków. Kodeks Pracy ustala takie minimalne wymagania, np. odpoczynek dzienny minimum 13 godzin, a przerwa w pracy minimum 15 minut. Każdy z pracowników stacjonarnych ma ustalone godziny pracy, np. 8:00 do 16:00 lub 7:00 do 15:00. Czasem, dla zatrudnionych w systemie równoważnym, ten rozkład godzin pracy może być dłuższy niż 8, czasem krótszy. – Nie jest też żadną dziwną sytuacją, że codziennie, w dni robocze, rozpoczynamy pracę o konkretnej godzinie, np. o 8:00 i kolejnego dnia również przychodzimy do pracy na tę samą godzinę. Wynika to podstawowej reguły rozliczania pracy i analizy w DOBIE. Definicja doby zarówno dla pracowników stacjonarnych jak i dla kierowców jest IDENTYCZNA. Doba to kolejne 24 godziny licząc od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem – mówi Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. Zatem skoro w poniedziałek rozpoczynamy pracę o godzinie 8:00, to doba trwa 24 godziny, czyli do 8:00 we wtorek. Wtedy to przychodzimy do pracy ponownie, w nowej dobie o 8:00 i ta doba „wtorkowa” trwa do 8:00 w środę. Środa rozpoczyna się pracą od godz. 8:00, itd.… Dlatego wszędzie tam, gdzie pojawia się odniesienie do doby, należy zastosować taki konkretny okres analizy – stałe 24 godziny. W żadnym wypadku odpoczynek 9-cio czy 11-godzinny nie kończy doby. Doba się kończy zawsze po upływie 24 godzin od rozpoczęcia i po jej zakończeniu rozpocznie się dopiero kolejna doba od pierwszego zdarzenia pracy.

Mnogość nazw przyczyną problemu?

Wyjaśniając szereg nieporozumień spotykanych w Internecie, zwracamy uwagę na niepożądane skróty myślowe i określenia slangowe (branżowe): doba kierowcy, cykl pracy, cykl jazdy – to tylko czasami pokrywa się z definicją doby i 24 godzin. Tzw. „cykl dzienny kierowcy” czy „doba kierowcy” dotyczy definicji „okresu jazdy dziennej” liczonego od odpoczynku do następnego odpoczynku. Stąd właśni biorą się sygnały, że doba kierowcy trwa 22 godziny, albo 21 godzin a czasem nawet 30.

– Podsumowując: doba trwa 24 godziny i nie jest ani krótsza, ani dłuższa, a jej koniec jest stały (po 24 godzinach). I co również warte podkreślenia: nie zależy od zakończenia odpoczynku odbieranego w trakcie tej doby. Kolejna doba rozpoczyna się pierwszym zdarzeniem pracy po zakończeniu poprzedniej doby. Na powyższej grafice widać, że nowa doba rozpoczyna się nie wcześniej niż o 3:00, pierwszym zdarzeniem po zakończeniu poprzedniej doby (niekoniecznie zaraz po odpoczynku) – kontynuuje Mariusz Hendzel.

Doba, a pora nocna – warte zapamiętania

Definicję doby wykorzystuje również przepis o pracy w porze nocnej. I tutaj należy zwrócić uwagę, aby nie liczyć kilku dób nakładając je na siebie poprzez rozpoczynanie kolejnej doby zaraz po odpoczynku w trakcie trwania poprzedniej doby. Jeżeli właśnie w tym momencie popełnimy błąd, który swoją drogą pojawia się w niektórych programach do ewidencji czasu pracy kierowców, spowodujemy tym samym podwójne zliczanie pracy i podwójne naruszenia 10 h pracy w porze nocnej za ten sam okres.

Doba, a nadgodziny

Doba to również fundament do zasad rozliczania pracy w nadgodzinach oraz pracy w dni wolne. Zgodnie z Kodeksem Pracy i zapisom w nim zawartym, suma pracy w danej dobie, jeśli przekracza zaplanowany wymiar, powoduje pracę w nadgodzinach. Sumujemy zatem zdarzenia pracy w dobie i ustalamy ile czasu jest ponad zaplanowany przez nas czas. – Dla poniższego przykładu norma pracy wynosi 8 godzin, a suma pracy w dobie to 10, zatem mamy do czynienia z pracą w nadgodzinach. Warto zauważyć, że zdarzenie pracy o 3 w nocy nie jest pracą w nowej dobie. Gdyby to wystąpiło w „kalendarzowej” sobocie, to nadal nie mamy w takim układzie do czynienia z pracą w dzień wolny – tłumaczy ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Kiedy dodatek za nadgodziny?

Nie ma znaczenia, że zdarzenia pracy są „rozrzucone” w dobie w różnych godzinach. Kluczowa jest suma zdarzeń pracy i dla powyższego przykładu wynosi ona 10 godzin, czyli 2 ponad normę. Takie dwie godziny ponad normę zgodnie z przepisami powodują obowiązek doliczenia do wynagrodzenia dodatku za nadgodziny (50% lub 100%).

Konsekwencją tego, że mamy 2 godziny pracy nadliczbowej, zgodnie z Ustawą o wynagrodzeniu minimalnym, jest to, że nie można wynagrodzenia za wspomniane 2 godziny pracy oraz za przysługujące dodatki wliczyć do wynagrodzenia minimalnego, czyli 2800 zł brutto (w 2021 roku). Zatem dla wszystkich umów, gdzie stawka zasadnicza wynosi 2800 zł (lub mniej), wynagrodzenie za miesiąc, w którym wystąpiły nadgodziny musi zostać powiększone o wynagrodzenie za wykonaną pracę ponad normę oraz za dodatki (jeśli te nie zostały zrekompensowane czasem wolnym). Wynagrodzenie za pracę MUSI zostać wypłacone z wypłatą za miesiąc, w którym praca wystąpiła (Kodeks Pracy art. 85 §2).

Czas wolny za nadgodziny

Rekompensata nadgodzin czasem wolnym dotyczy tylko rekompensaty dodatków – za pracę wykonaną zawsze należy się wynagrodzenie (art. 80 Kodeksu Pracy), a wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach NIE WOLNO wliczyć do wynagrodzenia minimalnego w Polsce (art. 6 pkt. 5 ppkt. 3 Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). – Błędnie stosowana metoda przenoszenia pracy nadmiarowej do dnia, gdzie jest rekompensowana nadgodzina, powoduje błąd w obliczaniu podstawy minimalnego wynagrodzenia. Dzieje się to w najpopularniejszych programach – wynika z nieprawidłowego ustawienia po aktualizacji systemu (warto to zweryfikować przy każdej aktualizacji) – przestrzega Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Zatem nawet jeśli zrekompensujemy dodatki czasem wolnym i ostatecznie w danym miesiącu suma pracy wyniesie np. 160 godzin (159h normalnie + 1nadgodzina), to ta 1 godzina jest pracą nadliczbową i wynagrodzenie za nią NIE MOŻE być wliczone do 2800 zł (wynagrodzenia minimalnego).

Jak widać w powyższym przykładzie, gdyby uwzględnić tylko sumę pracy w danym miesiącu, to uzyskamy 160, czyli tyle ile norma w takim miesiącu, ale rozliczając wynagrodzenie musimy uwzględnić 159 godzin normalnej pracy (1 godzina jest obniżona tytułem rekompensaty za dodatki nadgodzinowe), następnie wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia 2800 zł, a dopiero potem dodać wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach, czyli 17,50 zł.

– Oznacza, to, że w każdym miesiącu, w którym wystąpiły nadgodziny, wynagrodzenie powinno uwzględniać przysługujące obowiązkowo wynagrodzenie za wykonana pracę nadliczbową (nawet gdy zrekompensowano dodatki nadliczbowe). Aby odpowiednio poradzić sobie z terminowością wypłaty wynagrodzenia za pracę i inne składniki z umowy o pracę, warto rozważyć stosowanie ryczałtów za pracę w nadgodzinach lub prawidłowo obliczać rzeczywiste wynagrodzenie po zakończeniu miesiąca i wypłacać wszystkie składniki najpóźniej w dniu wypłaty, czyli 10. dnia następnego miesiąca – mówi Ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP.

Co na to inspektorzy?

Konsultacje przeprowadzone z inspektorami weryfikującymi wynagrodzenia oraz z biegłymi sądowymi z zakresu obliczania wynagrodzeń potwierdzają, że warto weryfikować różne sposoby obliczania wynagrodzeń kierowców. Programy do rozliczania ewidencji, które są dostępne na rynku, dostarczają użytkownikom ogromną liczbę opcji. Niektóre z nich, użyte nieświadomie, zaburzają definicję doby oraz nie uwzględniają obowiązku wyrównania wynagrodzenia minimalnego w przypadku rekompensaty dodatków za godziny nadliczbowe. – Nawet wydruki z tego samego programu potrafią się diametralnie różnić, dlatego warto zatem okresowo zweryfikować ustawienia. W 2021 roku, w związku z szeregiem nieprawidłowości w rozliczaniu pracowników w okresie pandemii przewidywany jest wzrost kontroli PIP ze szczególnym wskazaniem kontroli wynagrodzeń i dokumentacji. Zachęcamy zatem do weryfikacji zapisów w ustawach, szukania nowych rozwiązań i poszerzania wiedzy. Zapraszamy w każdą środę na darmowe webinary o rozliczaniu czasu pracy kierowców. Aktualne tematy szkoleń online oraz formularz zapisów można znaleźć na podstronie: WEBINARY. Po szkoleniach umożliwiamy uczestnikom darmową konsultację przeprowadzoną przez zespół Kancelarii, podczas której weryfikujemy raporty ewidencji. W 80% przypadkach jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązania, które generują oszczędności w rozliczaniu nawet na poziomie 1000 zł za jednego kierowcę – zachęca Ekspert.

Tagi

Jak o nas mówią?

„Kancelaria Transportowa ITD-PIP do tej pory kilkukrotnie przeprowadzała dla Lubuskiego Oddziału Krajowej lzby Doradców Podatkowych szkolenia z zakresu naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pracy kierowców zatrudnionych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Szkolenia te kierowane były do doradców podatkowych oraz pracowników ich kancelarii. Poziom merytoryczny jak również wiedza i umiejętności jej przekazania przez specjalistę prowadzącego szkolenia zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Sprawne i rzetelne przeprowadzenie szkoleń oraz dobra współpraca pozwala polecić Kancelarię Transportową ITD-PIP jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę usług szkoleniowych. Z przyjemnością polecamy Kancelarię Transportową ITD-PIP jako godnego zaufania partnera w zakresie usług szkoleniowych dla branży transportowej.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Mariola Chełmińska
Przewodnicząca Zarządu Lubuskiego Oddziału KIDP

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret

„Nasza firma współpracuje z firmą Kancelaria ITD-PIP od 2022 roku. Jednak w tym czasie weszło wiele zmian w związku z „Pakietem Mobilności” oraz „Polskim Ładem”, co było nie lada wyzwaniem, jeśli chodzi o dostosowanie oprogramowania do zmieniających się przepisów. Profesjonalizm, kompleksowe podejście do każdego z powierzonych zadań, sprawiły, że współpraca na każdym etapie była owocna a duże doświadczenie i wysokie kwalifikacje pracowników, pod których opieką znalazła się nasza firma przełożyły się na efekty, które całkowicie spełniły nasze oczekiwania. Szczególnie cenimy sobie duże zaangażowanie i wysokiej jakości obsługę. Nasza współpraca przebiega sprawnie, dlatego z całym przekonaniem rekomendujemy Państwa firmę jako specjalistę w swojej branży oraz rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Oleksandr Hrebeniukov
Prezes Zarządu PWP GROUP Sp. z o.o.