Artykuły

Lista płac kierowcy w transporcie – jakie składniki wyrównujące „w górę” są dopuszczalne?

Chodzi o kasę, a zatem cały „finansowy diabeł” tkwi w szczegółach! Niestety spotykamy się ze zbytnim uproszczeniem tematu na potrzeby newsów w mediach lub potocznych dyskusji. A przecież PREMIA to nie jest to samo co NAGRODA. Oba składniki są elementem wynagrodzenia i domyślnie oskładkowane, ale po zastosowaniu odpowiednich korekt, można podzielić każdy z nich na nagrody/premie oskładkowane i nieoskładkowane.

Co może być nieoskładkowane? (bez ZUS i/lub bez podatku)

Wynagrodzenie kierowcy, tak jak każdego pracownika zatrudnionego na etat, jest generalnie zawsze oskładkowane (czyli naliczane są składki ZUS oraz obliczana zaliczka na poczet podatku dochodowego). Składki ZUS są odprowadzane miesięcznie, podobnie jak zaliczki na podatek dochodowy. Ale o ile zaliczki ostatecznie weryfikuje podsumowanie roczne (PIT roczny) i ostateczny podatek i ulgi odlicza się na zeznaniu rocznym, to składki ZUS zależą i są odprowadzane za dany konkretny miesiąc, z konkretnego wynagrodzenia za dany miesiąc.

Dlatego mówi się, i jest to bardzo ważne, aby połączyć odpowiednio w „jedną wypłatę” nawet kilka przelewów w danym miesiącu. Chodzi o odpowiednie rozliczenie podstawy ZUS i podatku na jednej liście płac. W ten sposób określa się podstawę wymiaru składek ZUS i taką podstawę, wynikającą z udokumentowanego wynagrodzenia w danym miesiącu, analizuje się pod względem możliwości obniżenia jej z tytułu diet wirtualnych.

Aby zastosować przepis o obniżeniu podstawy wymiaru składek ZUS (czyli art. 21b Ustawy o czasie pracy kierowców – po zmianach pakietu mobilności), bierzemy pod uwagę łączny przychód uzyskany przez kierowcę, składający się z różnych składników na liście płac. W skrajnym (minimalnym) przypadku może to być kwota złożona ze stawki zasadniczej, np. 6000 zł oraz wynagrodzenia za nadliczbowe, np. 1000 zł. Wówczas obniżenie podstawy ZUS o wartość diet wirtualnych (np. 2000 zł) spowoduje, że nieoZUSowane będzie wynagrodzenie za nadliczbowe (całe 1000 zł) oraz dodatkowo 78 zł ze stawki zasadniczej. Jeśli stosujemy obniżanie podstawy ZUS, nie możemy jej obniżyć bardziej niż do wartości 5922 zł brutto w 2022 roku.

WAŻNE! Jeśli wynagrodzenie kierowcy jest niższe niż 5922, to nie wyrównuje się tej podstawy „w górę” i ZUS naliczany jest dokładnie od kwoty brutto jaką wypracował kierowca, np. jeśli kierowca otrzymuje 4500 zł brutto, to nie działa mechanizm obniżania ani wyrównywania „w górę” – obliczamy wynagrodzenie bez żadnych obniżeń ZUS (stosuje się tylko obniżenie 30% wartości diet do podstawy opodatkowania).

Jeśli całe wynagrodzenie brutto kierowcy składa się z kilku składników, to w praktyce tylko od indywidualnego pomysłu i wiedzy osoby rozliczającej zależeć będzie kolejność składników w strukturze wynagrodzenia, np. (1)zasadnicze, (2)wynagrodzenie za dyżur, (3)ryczałt za pracę w nocy, (4)ryczałt za nadliczbowe, (5)dodatek zagraniczny, (6)premia, (7)nagroda.

Przykładowa struktura wynagrodzenia kierowcy w transporcie międzynarodowym

[rys. Struktura wynagrodzenia kierowcy z podziałem na różne składniki]

Co oznacza obniżenie ZUS / PIT dla kierowcy?

Obliczenie podstawy wymiaru składek ZUS polegające na zastosowaniu ulgi w postaci diet wirtualnych działa tylko wtedy, gdy kwota brutto wynagrodzenia jest na tyle wysoka, aby było co obniżać. Oznacza to, że nie stosujemy obniżania ZUS, gdy wynagrodzenie kierowcy jest na poziomie np. 3500, 4000 czy 5500 zł brutto. W celu optymalizacji ZUS i Pakietu Mobilności należy doliczyć (wyrównać w górę) ogólne wynagrodzenie, tak aby przekroczyć wartość 5922 zł brutto i dopiero wtedy zastosować mechanizmy obniżające.

Niektóre publikacje w mediach wskazują zbyt uproszczona metodę:

od łącznej kwoty brutto należy odjąć wartość diet wirtualnych, a następnie wyrównać ją do wartości minimalnej 5922 zł

Opis jest bardzo ogólnikowy, nieprecyzyjny. Jak widać, w konstrukcji takiego przekazu, niedoświadczona osoba rozliczająca lub kierowca, który nie musi się orientować w naliczaniu wymiaru składek ubezpieczeniowych, odczytają błędne sugestie:

  • „kwotę podstawy do ZUS należy wyrównać do 5922 zł” << nieprawda
  • „minimalna kwota wynagrodzenia wynosi 5922 zł” << nieprawda
  • „od każdej kwoty wynagrodzenia odejmujemy diety wirtualne” << nieprawda

Dlatego bardzo ważne jest precyzyjne wyrażanie porad i sugestii w tej materii.

Kadrowe pozostawione same z problemem płac kierowców!

Wiele rozmów jakie prowadzimy z kadrowymi i biurami rachunkowymi rozliczającymi firmy transportowe wskazuje, że znajomość wysokości kwoty netto do wypłaty oraz wartości diet wirtualnych w żaden sposób nie pomaga w prawidłowym obliczeniu wynagrodzenia brutto oraz składek ZUS i zaliczek na PIT. Gdyby nie to obniżanie ZUS, to naliczenie wartości brutto dla pracownika byłoby standardowe – czyli szybka metoda kilku prób generowanie kwoty brutto w programie płacowym. Ale w chwili, gdy metoda obliczania zmienia się w trakcie obliczania, to cały proces trwa zdecydowanie dłużej i jest niedokładny.

Okazuje się, że sporo firm zaniedbało edukację swoich kadr lub ustalenia z biurami rachunkowymi – jak, po likwidacji diet zagranicznych po 2 lutego 2022 r., wyrównywać wynagrodzenie dla swoich kierowców. Część firm podniosła wynagrodzenia na umowie, inna grupa wprowadziła dodatkowe premie za pracę zagraniczną, a jeszcze inni zaczęli stosować nagrody. Najgorzej wybrali Ci, którzy „stare” diety zamienili na wypłaty „pod stołem” licząc, że opłacalnym jest takie ukrywanie wypłat, aby nie płacić ZUS. Analizy porównawcze jakie wykonujemy bezpłatnie >>Sprawdź, co u Ciebie się opłaca – zleć bezpłatne przeliczenie listy płac<< wskazują, że płacenie „w kopercie” czy „z bankomatu” wcale nie jest bardziej opłacalne podatkowo. A dochodzi do tego ryzyko szantażu lub problemów, gdy sytuacja wyjdzie na jaw.

Jak rozmawiać z kadrową, żeby stworzyła prawidłową listę płac kierowcy?

Odpowiedź: po ludzku! Konkretnie, ze zwróceniem uwagi – z czym mają problem kadrowe w przypadku płac kierowców.

Dobre zrozumienie tego, co oczekuje kadrowa do wynagrodzenia pozwala przygotować tak ewidencję pracy kierowcy i takie obliczenia z firm rozliczających, że kadrowa rozlicza kierowcę jak zwykłego pracownika. Niektóre programy płacowe posiadają wbudowane mechanizmy dla kierowców, ale wszystkie bez wyjątku można w prosty sposób ustawić do prawidłowego obniżania ZUS o odpowiednią wartość diet wirtualnych.

Kadrowe nie wiedzą czym uzupełniać „brak” diet zagranicznych

Drugim efektem likwidacji diet (oprócz obniżania ZUS i PIT) jest potrzeba obliczania kwoty brutto z kwot netto obliczanych indywidualnie z kierowcą (dniówki netto, kilometrówki, „kółka”). Wiemy dokładnie, że takie metody są standardem, więc wychodzimy z konkretnymi pomysłami dla kadrowych. Najlepszym elementem wyrównującym stawkę wynagrodzenia do oczekiwanej kwoty są nagrody. Nie wpływają one na podstawę nadgodzin, można je swobodnie ustalać, wypłacać lub nie a w razie konfliktu – nie są one elementem roszczeniowym. Właściciel firmy transportowej ma dzięki takiej opcji sporo swobody i może się dowolnie umawiać ze swoimi kierowcami na własne metody naliczania „kasy”.

Pouczanie kadrowej, że „ma robić dobrze i to jej problem jak” – nie jest najlepszą metodą na wyjście z problemu. Są już wypracowane metody rozliczania, dopasowania dokumentów – wystarczy chcieć dostarczać prawidłowo przygotowane zestawienia. Obecnie branża już ma nowe standardy i na dokumentach wykazywane są: składniki brutto, odpowiedni podział na elementy obowiązkowe i składniki wyrównujące a dodatkowo są spójne z elementami listy płac jakie może każda kadrowa ustawić w programie płacowym.

Uzasadnienie stosowania nagród czy premii jest odrębną dyskusją, ale prosty zabieg jaki został omówiony na poniższym nagraniu webinaru – można zastosować w dowolnym programie płacowym i każde biuro rachunkowe może prawidłowo naliczyć płace kierowców.

ODBIERZ NAGRANIE WEBINARU – Jak nie tracić pieniędzy na ZUS i delegowanie kierowców przez brak wiedzy o stosowaniu diet wirtualnych oraz inne problemy z płacami kierowców

Słowa mają znaczenie!

Nazwa składnika płacowego wpływa na inne elementy wynagrodzenia (wg przepisów i wyroków sądowych), dlatego nie należy stosować ich zamiennie, bo nie są one tożsame. Powyższa struktura wynagrodzeń może być zmienna – ale warto świadomie nazywać poszczególne elementy, aby spełniały one swoje zadanie i nie szkodziły ze względu na brak wiedzy o ich współzależnościach.

Polecam kolejny artykuł >>Nagroda czy premia? Jakie są różnice w zależności od metody rozliczania z kierowcą?

Tagi

Jak o nas mówią?

„Kancelaria Transportowa ITD-PIP do tej pory kilkukrotnie przeprowadzała dla Lubuskiego Oddziału Krajowej lzby Doradców Podatkowych szkolenia z zakresu naliczania wynagrodzeń i rozliczania czasu pracy kierowców zatrudnionych w transporcie krajowym i międzynarodowym. Szkolenia te kierowane były do doradców podatkowych oraz pracowników ich kancelarii. Poziom merytoryczny jak również wiedza i umiejętności jej przekazania przez specjalistę prowadzącego szkolenia zostały bardzo wysoko ocenione przez uczestników. Sprawne i rzetelne przeprowadzenie szkoleń oraz dobra współpraca pozwala polecić Kancelarię Transportową ITD-PIP jako rzetelnego i profesjonalnego wykonawcę usług szkoleniowych. Z przyjemnością polecamy Kancelarię Transportową ITD-PIP jako godnego zaufania partnera w zakresie usług szkoleniowych dla branży transportowej.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Mariola Chełmińska
Przewodnicząca Zarządu Lubuskiego Oddziału KIDP

„Zawsze staramy się stawiać na najwyższą jakość usług, dlatego szukaliśmy najlepszego dla nas rozwiązania w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Potrzebowaliśmy wsparcia firmy, która doskonale odnajduje się w tej tematyce. W celu usprawnienia pracy naszej firmy zdecydowaliśmy się na zakup programu SuperTacho oraz współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako profesjonalnym partnerem w zakresie analizy i rozliczania czasu pracy kierowców. Program SuperTacho jest bardzo intuicyjny i przyjazny w obsłudze, a zatem praca na nim bardziej efektywna. Dzięki częstym aktualizacją mamy pewność, że program jest dostosowany do pracy w obowiązującym stanie prawnym. Zawsze możemy liczyć na fachowe i rzetelne wsparcie serwisowe, oraz pomoc wykwalifikowanych i doświadczonych prawników oraz radców, którzy wyróżniają się znakomitą znajomością prawa transportowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Emilia Indeka
Kadra zarządzająca PTSU INDEKA IWONA

„Jako firma prowadząca działalność transportową od 30 lat, z pełną odpowiedzialnością możemy polecić współpracę z Kancelarią ITD-PIP. Z Prezesem tej firmy Panem Mariuszem Hendzel współpracuję od 15 lat. Zarządza zespołem, który zawsze staje na wysokości powierzanych zadań, służąc pomocą oraz wsparciem merytorycznym. Doceniamy wkład oraz zaangażowanie każdego działu, z którym mamy kontakt. Jednocześnie też, jako w pełni odpowiedzialna firma transportowa, która dba o poprawność rozliczeń z naszymi kierowcami, możemy bez zawahania rekomendować program Super Tacho. Oprogramowanie jest narzędziem, które w znaczący sposób usprawnia i przyspiesza rozliczanie ewidencji oraz optymalizację kosztów jednocześnie na bieżąco wprowadzają aktualizację. ”

Rozwiń treść Zwiń treść
Andrzej Rybak
Koordynator ds. transportu Skrzypczyk-Trans

„Obracając się wiele lat w branży transportowej, przyszło nam się zmierzyć z wieloma problemami. Kłopoty z kierowcami, interpretacjami rozporządzeń, przepisów, czy też kontrole były dla nas niemalże codziennością. Zdecydowaliśmy się na współpracę z Kancelarią ITD-PIP w ramach usługi Wsparcie Prawne z zamiarem analizy naszych dotychczasowych działań oraz możliwości sięgnięcia po pomoc prawną i ekspercką w każdym możliwym momencie. Z pełną stanowczością możemy rekomendować współpracę z działem prawnym Kancelarii. Działania realizowane są z najwyższą stanowczością oraz pełnym profesjonalizmem.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Krzysztof Kukułka
Współwłaściciel Kukułka Transport

„Kancelaria ITD-PIP jest naszym partnerem biznesowym od roku 2019. Współpracę rozpoczęliśmy od programu do rozliczania czasu pracy kierowcy SuperTacho. Kolejnym elementem był zakup urządzeń do sczytywania danych z kart kierowców i tachografów – TachoDroid, które pozwoliły na usprawnienie procesu przesyłania danych przez Klientów. Usługa, z której także korzystamy jest obsługa prawna. Dzięki tej usłudze mamy możliwość korzystania z usług prawnych w zakresie wystarczającym dla naszej działalności bez potrzeby posiadania własnego działu prawnego. Wszystkie narzędzia oraz usługi realizowane przez Kancelarię ITD-PIP charakteryzują się wysokim poziomem wiedzy merytorycznej i profesjonalizmu. Polecamy Kancelarię ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Beata Pożarlik
Właściciel eKOFT

„Z przyjemnością rekomendujemy współpracę z Kancelarią ITD-PIP jako partnera w zakresie dostawy oprogramowania do rozliczania kierowców SuperTacho. Jako firma usługowa wymieniliśmy dotychczasowe oprogramowanie na produkt Supertacho i jesteśmy bardzo zadowoleni z jakości, szybkości działania oraz opieki serwisowej. Z firmą Kancelaria Transportowa ITD-PIP współpracujemy od wielu lat i oceniamy tą współpracę rewelacyjnie. Wysoka jakość usług, rzetelność i profesjonalizm pozwala nam polecić firmę Kancelaria Transportowa ITD-PIP jako partnera godnego zaufania.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Agnieszka Woźny
Właściciel F.U. Tacho-Dekret

„Nasza firma współpracuje z firmą Kancelaria ITD-PIP od 2022 roku. Jednak w tym czasie weszło wiele zmian w związku z „Pakietem Mobilności” oraz „Polskim Ładem”, co było nie lada wyzwaniem, jeśli chodzi o dostosowanie oprogramowania do zmieniających się przepisów. Profesjonalizm, kompleksowe podejście do każdego z powierzonych zadań, sprawiły, że współpraca na każdym etapie była owocna a duże doświadczenie i wysokie kwalifikacje pracowników, pod których opieką znalazła się nasza firma przełożyły się na efekty, które całkowicie spełniły nasze oczekiwania. Szczególnie cenimy sobie duże zaangażowanie i wysokiej jakości obsługę. Nasza współpraca przebiega sprawnie, dlatego z całym przekonaniem rekomendujemy Państwa firmę jako specjalistę w swojej branży oraz rzetelnego i godnego zaufania partnera biznesowego.”

Rozwiń treść Zwiń treść
Oleksandr Hrebeniukov
Prezes Zarządu PWP GROUP Sp. z o.o.

Webinary