Jak Pakiet Mobilności 2022 wywrócił do góry nogami biznes w transporcie drogowym
Kończący się rok 2022 będzie dość dobrze zapamiętany przez właścicieli firm transportowych (branżę transportową), działy rozliczeń kadrowych i księgowość w transporcie. Wokół branży transportowej dodatkowo krąży kilka segmentów branż wspierających, np. firm leasingowych, biur rachunkowych, dealerów samochodów ciężarowych, czy wszelkiego rodzaju doradców i szkoleniowców.
Łatwa do zapamiętania data 2.02.2022 to dzień wejścia w życie zmian w polskim prawie pracy dla kierowców międzynarodowych. Pośród zmian czysto formalnych, wprowadzających do porządku prawnego w Polsce tzw. Pakiet Mobilności 2022, przy okazji, zupełnie niepotrzebnie zostały zlikwidowane świadczenia z tytułu podróży służbowych dla kierowców międzynarodowych.
Dotychczasowy system wynagrodzeń większości kierowców zmienił formę prawną. To co nadal jest wypłacane kierowcom, wg indywidualnych ustaleń sprzed wielu lat, należy ubrać od nowa w składniki listy płac, które do tego momentu były proste i rozliczane bez większego problemu.
ZOBACZ NAGRANIA WIDEO SERII EKSPERCKIEJ O PAKIECIE MOBILNOŚCI
Podstawa, nadgodziny i diety zagraniczne – to już nie jest tak samo!
Biura rachunkowe obsługujące firmy transportowe oraz działy kadr i płac w większych firmach produkcyjnych transportowych z dnia na dzień dostały zadanie wymyślenia sposobu na łatwe obliczanie płac kierowców. Dodatkowo zmieniły się zasady obliczania płacy sektorowej (płac zagranicznych), gdy kierowca realizuje przewozy kabotażowe lub przewozy bilateralne – i to wywróciło w miarę poukładany świat rozliczeń kierowców „kołami do góry”.
Z jednej strony, typowo krajowe przewozy drogowe, funkcjonują normalnie, czyli można swobodnie naliczać diety polskie, noclegi i inne elementy, które są uzasadnione dla takiej służbowej podróży pracowników, a z drugiej – gdy taki odcinek krajowy staje się elementem trasy międzynarodowej, to już świadczenie na wyżywienie kierowcy nie jest zwolnione z obciążeń ZUS i podatkowych, bo staje się elementem dochodu dla kierowcy.
Próba naprawienia bubla prawnego w Senacie i Sejmie RP
Jako szczerze i bezpośrednio zaangażowani w proces przygotowania poprawek do ustawy o czasie pracy kierowców, która to zlikwidowała definicję zagranicznej podróży służbowej dla kierowców w transporcie międzynarodowym, zostaliśmy nawet zaproszeni na wysłuchanie do Sejmu. Nasze poprawki do projektu ustawy, dopasowujące sposób obliczania diet od tego czy kierowca jest delegowany czy nie, zostały odrzucone przez przedstawiciela Ministerstwa Infrastruktury. Pozytywna refleksja rządu przyszła niestety zbyt późno i przepisy zostały uchwalone w niepraktycznym kształcie.
Spotkanie ekspertów branży transportowej w Sejmie – debata ws. Pakietu Mobilności:
Fotorelacja z Sejmu
Nagranie debaty – Pakiet Mobilności
Merytoryczna i konstruktywna dyskusja, szczere zainteresowanie daje nadzieję na jakieś korekty przepisów w przyszłości, ale jest to bardziej kwestia lat niż miesięcy. Proces ten nie wpływa aktualnie w żaden sposób na ułatwienie operacji obliczania płac kierowców i wszystkie osoby powiązane z mechanizmami wynagradzania kierowców zostały pozostawione same sobie z problemem do rozwiązania bez wiedzy i pomysłu na to rozwiązanie.
Każdy mówi co chce i rozlicza płace kierowców po swojemu – jak żyć?!
Tsunami prawne, jakie wystąpiło w firmach transportowych, było jak fala najróżniejszych pomysłów na tworzenie list płac ze wszystkiego co nawinęło się w konfiguracji programów płacowych. Taki nieprzemyślany mix niestety jak tsunami – może zadziałać bardzo destrukcyjnie na dalsze wyniki przeliczeń (źle przeliczone nadgodziny, źle obliczona podstawa urlopowa czy chorobowe).
Właściciele firm transportowych z jednej strony mają swoje nieformalne ustalenia płacowe z kierowcami (dniówki, kilometrówki, frachty, itp.) i dotąd wszystkie te nieformalne elementy były „ukryte” i zaokrąglone wygodnie w oficjalnych dietach i noclegach. Te elementy jako zwrot kosztów nie były obciążone ZUS-em ani podatkami, więc były wygodne dla wszystkich. Komu to przeszkadzało? Nikomu, ale zmiany z Pakietu Mobilności w zakresie spójności polskich przepisów z płacami zagranicznymi innych krajów wskazywały, że diety nie będą traktowane jako wynagrodzenie. OK, to było jasne, ale wcale nie oznaczało obowiązku usuwania ich z systemu prawnego w Polsce, bo NIE WSZYSCY KIEROWCY podlegają pod Pakiet Mobilności.
Przewozy bilateralne (eksport polskich ładunków za granicę oraz import do Polski) pozbawione diet zagranicznych
No właśnie. Pakiet – pakietem, ale są kierowcy, którzy są z niego wyłączeni i nie przysługuje im ani żaden dodatek z tytułu płacy sektorowej za pracę na terenie danego kraju (zagranicznego), ani w tym momencie nie otrzymają diety zagranicznej na koszty wyżywienia i noclegu. Można wiele powiedzieć o pakiecie mobilności, ale nie to, że nakazał likwidację diet zagranicznych! To już niestety jest efekt nieporozumień interpretacyjnych naszych posłów, a to był dopiero początek.
Upewnij się w swoich przemyśleniach – sprawdź nas!
Zamiast wypłaty diet w podróży służbowej, diety techniczne do obniżania ZUS i podatku
Usunięcie definicji podróży służbowej zostało zrównoważone możliwością obniżenia stawki ZUS dla kierowców w transporcie międzynarodowym o obliczone technicznie wartości kosztów wyżywienia, które kierowca potencjalnie wydał ze swojego dochodu. Co to dokładnie oznacza? Zamiast diet do wypłaty są tzw. pseudo-diety, do obniżenia podstawy ZUS i PIT, a wypłaca się wynagrodzenie w postaci PREMII lub NAGRODY (zobacz >>>artykuł<<< dot. różnic między premią a nagrodą).
Wyłączenie z Pakietu Mobilności nie jest tutaj żadną przeszkodą. Czyli kierowcy, którzy nie realizują przewozów kabotażowych czy cross trade, też mogą mieć obliczane ulgi na ZUS i PIT na podstawie tych diet technicznych (diet wirtualnych). Każdy kierowca zatrudniony na etacie, który wyjeżdża poza granice może mieć obniżane składki do ZUS i podatki, dzięki temu ostatecznie może otrzymać więcej do ręki lub koszty pracodawcy są niższe.
Brak kosztów księgowych w firmie transportowej
Brak wypłacanych diet zagranicznych spowodowało, że nie ma zaksięgowanych tych świadczeń w kosztach firmy. Niestety część przedsiębiorców przed tym całym tsunami uciekła w najprostszą metodę wypłacania pieniędzy, czyli „w kopercie” do ręki. O ile kierowca w ten sposób nadal otrzymuje ostatecznie to, na co się umówił, ale przedsiębiorca nie ma tych pieniędzy w żaden sposób rozliczonych w kosztach. O ile w połowie roku nikt o tym nie myślał, to pod koniec roku temat wrócił, gdy pojawiły się pierwsze symulacje podatków rocznych, podsumowań i planowanych budżetów inwestycyjnych.
Okazuje się, że księgi wykazują ogromne zyski, które nie mają pokrycia w stanie konta lub właściciele rozliczający się na skali podatkowej wpadają w II próg podatkowy, bo wszystkie dochody kierowców zostały zaliczone na jego „konto”.
Aby to naprawić trzeba znaleźć pomysł na wypłacanie oficjalne wynagrodzeń kierowców poprzez listy płac, czyli wszystkie obowiązkowe składniki normalnie „po staremu” oraz uzupełnić całość jakimś elastycznym elementem, który spowoduje, że całość wypłaty będzie w brutto zaksięgowana jako koszt firmy.
Netto do brutto, ale z pomniejszeniem o diety wirtualne
No właśnie. Gdyby chodziło tylko o przeliczenie netto kierowcy na wartość brutto w płacach – nie byłoby z tym żadnego problemu. Co jednak, gdy końcowa kwota brutto nie jest obliczana standardowo, bo zależy od zmiennej kwoty diety wirtualnej?
Wartość tej diety obniża podstawę do ZUS. Jeśli kwota brutto jest wystarczająco wysoka, tzn. przekracza wartość przeciętnego wynagrodzenia (w 2022 roku to 5922 zł), to wtedy od tej wartości odejmuje się całą wartość diet wirtualnych. Jeśli wynik jest równy lub mniejszy przeciętnej (5922) to zostawiamy wartość 5922 zł, a jeśli po odejmowaniu kwota jest wyższa, to do oZUSowania należy wziąć tę wyższą wartość. Oznacza, to, że jeśli ulga na ZUS jest zbyt mała, to podstawa ZUS wynosi tyle ile jest obliczone wynagrodzenie po tej uldze.
Nieprawdą jest, że kierowca międzynarodowy zawsze ma podstawę 5922. Jest to wynik konkretnych obliczeń, a nie stała wartość. Trzeba to każdorazowo obliczyć i sprawdzić czy wynik pozostaje na 5922, czy ma być wyższy. Analogicznie, jeśli kierowca nie przekracza wynagrodzenia 5922 zł, np. zarobił 4900 zł, to nie obniżamy tutaj już nic. Do podstawy ZUS wchodzi dokładnie całe wynagrodzenie, bez obniżania.
Dodatkowo dieta wirtualna obniża podstawę opodatkowania. A dokładniej, podstawa podatku jest obliczana z kwoty brutto, po odjęciu 30% diety wirtualnej.
Gdy dołączymy do tego ogólne zamieszanie z Polskim Ładem, ulgą klasy średniej, kwotą wolną od podatku i różnymi kosztami uzyskania przychodu – otrzymujemy obraz strasznej abstrakcji, którą otrzymały w prezencie działy rozliczeń płac kierowców.
W całym zamieszaniu wszyscy skupili się na swoich najważniejszych sprawach, a że właściciele firm transportowych mają ich tysiące (tych spraw), to wszystko co mogli zrzucili na swoich pracowników (osoby rozliczające kierowców, kadrowych czy biura rachunkowe).
Gdy na topie newsów w mediach było delegowanie kierowców a transport międzynarodowy uczył się rozróżniania kosztów tras kabotażowych od przejazdów tranzytowych. Dopasowywanie frachtów, próby negocjowania kontraktów. Wszyscy zapomnieli, że co miesiąc kadry muszą zrobić płace i… i zostały z tym same!
Niepewność i zwątpienie w biurach rachunkowych jest bardzo szerokie, większość osób nie miała ani czasu ani możliwości nabyć odpowiedniej wiedzy i poszukać szczegółów dotyczących rozliczania płac kierowców zagranicznych po nowemu. Codzienne obowiązki pracowników biur rachunkowych i brak czasu na drążenie tematu, obsługiwana niewielka liczba firm transportowych w małych biurach, powoduje bardziej decyzje o rezygnacji z obsługi takich firm niż poświęcanie dodatkowych zasobów na skomplikowaną obsługę. Pakiet Mobilności zdecydowanie utrudnił życie w działach rozliczania płac i wymaga zdecydowanie wyjaśnienia, aby uprościć komunikację z klientami biura.
Pomóż swojej księgowej obliczać Pakiet Mobilności 2022 – to ona liczy Twoje podatki!
Jeśli zostawimy księgowe i kadrowe same z problemem braku wiedzy o metodzie obniżania ZUS, przygotowaniem aneksów do umów dla kierowców na 2023, czy ustawieniami programu kadrowo-płacowego, ryzykujemy, że będzie to zrobione nieoptymalnie, albo wręcz bez wykorzystania opcji obniżenia ZUS.
Kadrowa musi ustawić odpowiednio program płacowy, dobrze rozumieć, które elementy wprowadzać na swoją listę płac jako składniki wyłączone z ZUS i podatków lub podlegające tylko pod zaliczkę na podatek dochodowy.
Pełne uwzględnienie składników skutkuje dodatkowo dobrym księgowaniem kosztów i obniżeniem podatków firmowych. Ważne zatem jest takie wielopłaszczyznowe rozumienie problemu, który wpływa na zarobki kierowców, ich dodatek urlopowy, nakład pracy w działach kadrowych i płacowych oraz podatki firmowe.
Wiemy, że może to przerażać, ale dla branży transportowej od wielu miesięcy konsultujemy różne metody rozliczania wg Pakietu Mobilności 2022, ustawiamy składniki listy płac wyłączone z ZUS i podstawy urlopu oraz nadgodzin. To pomaga zrozumieć prawie każdą sytuację i nie oceniać pomysłów i sposobów na radzenie sobie z sytuację w różnych firmach.
Najważniejsze to połączyć ze sobą osoby z biur rachunkowych i właścicieli firm transportowych aby wspólnie zrozumieli swoje ograniczenia, niezrozumienie i za pośrednictwem osób, które pomagają w takich sytuacjach przygotowały sobie płaszczyznę do komunikacji. Zestawienie składników przygotowywane w programach do ewidencji pracy kierowców, gdy wyjaśnimy ich znaczenie Pani Kadrowej – większość problemów staje się drobnostką.
Masz dodatkowe pytania? Prosimy bardzo – zadaj je! Nie ma żadnego wstydu w tym, że nie wiesz czegoś. Nie ma złych pytań. My pomagamy nawet je zadać. Większość osób nie rozumie tych przepisów tylko głośno o tym nie wspomina. Masz prawo tego nie wiedzieć, jesteśmy tego świadomi i spokojnie pomożemy Ci naprowadzić swoje myśli na dobry kierunek i wtedy pytania się wykrystalizują. Zgłoś się na konsultację i opowiedz nam swoją historię, przypadek, sytuację – omówimy wspólnie jak rozumiemy Twoją sytuację.
